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青海省产权交易市场产权交易档案管理办法(试行)

2014-03-19 来源: 点击数:6146

 

青海省产权交易市场
产权交易档案管理办法(试行)
第一章 总 则 


     第一条 为进一步规范市场产权转让行为,改进和加强企业产权交易档案(以下简称“产权交易档案”)管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国企业国有资产法》以及《企业国有产权转让管理暂行办法》(国务院国资委、财政部令第3号),依照国务院国有资产监督管理委员会《企业国有产权交易操作规则》(国资发产权〔2009〕120号),《企业国有产权档案管理规范》结合青海省产权交易市场(以下简称“青交市场”)档案管理工作实际,制定本办法。 
     第二条 本办法所称产权交易档案,是指青交市场从事企事业单位产(股)权交易;实物资产、经营权、无形资产的转让;闲置资产的调剂及处置;产权托管;企事业资产重组的策划;产权交易鉴证;组织招商、项目投资等服务全过程所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式与载体的历史记录;所称产权交易档案管理,是指青交市场对产权交易档案的收集、立卷与归档,整理、保管与利用,鉴定、销毁与移交。 
     第三条 本办法的适用主体是青交市场,以及参与产权交易活动的相关各方。
青交市场应按本办法建立实施细则及工作流程,接受国有资产监督管理机构(以下简称国资监管机构)、中国企业国有产权交易机构协会(以下简称产权协会)的统筹规划和监督检查。

 
第二章 产权交易档案管理的基本要求


     第四条 产权交易档案管理的基本要求是: 
     (一) 按照本办法制定相应部门的产权交易档案收集、整理、立卷归档的流程。 
     (二) 建立产权交易档案管理责任机制; 
     (二)产权交易档案应当按照或参照《企业国有产权档案管理规范》要求的必备文件材料及排序指引生成和排列; 
     (三)产权交易档案管理工作应当规范化、标准化、信息化。

 
第三章 产权交易程序及交易方式类别

     第五条 本办法所称产权交易程序,是指受理转让申请、发布转让信息、登记受让意向、组织交易签约、结算交易资金、出具交易凭证等普遍性程序。
产权交易中止情形、产权交易终结情形、产权交易争议情形属于或然性程序。产权交易机构应当杜绝产权交易程序先行、文件材料滞后或缺漏的行为。 
     第六条 本办法所称产权交易方式类别是指企业国有产权转让方公开发布竞价转让信息,征集产生符合条件的意向受让方后,产权交易机构依据公告并通过审核所确定采取的交易方式,包括协议转让、拍卖转让、招投标转让、网络竞价转让以及其他公开竞价方式。 
     其中涉及国有资产的协议转让,严格按照《关于企业国有产权转让有关事项的通知》国资发产权[2006]306号文及相关法律、法规的规定执行。

 
第四章 产权交易方式类别及档案构成要件


     第七条 采取拍卖、招投标、网络竞价或其他竞价交易方式类别的,应当分别按照以下要求单独建立档案。 
     (一)拍卖转让项目档案构成要件: 
     1. 拍卖公告; 
     2. 委托代理合同; 
     3. 竞拍者名单; 
     4. 现场拍卖竞价过程纪录; 
     5. 拍卖成交确认文件。 
     (二)招投标转让项目档案构成要件: 
     1. 招标公告; 
     2. 委托代理合同; 
     3. 投标邀请文件; 
     4. 投标者名单; 
     5. 投标资料; 
     6. 评标报告; 
     7. 招标结果通知文件; 
     8. 开标、评标过程记录和其他相关材料。 
     (三)网络竞价转让项目档案构成要件: 
     1. 网络竞价方案; 
     2. 竞买文件; 
     3. 参与竞价者名单; 
     4. 竞价过程记录文件; 
     5. 竞价结果通知文件。 
     (四)其他竞价方式转让项目档案构成要件: 
     1. 竞价方案; 
     2. 竞买文件; 
     3. 参与竞价者名单; 
     4. 竞价过程记录文件; 
     5. 竞价结果文件。 
     (五)协议转让项目档案构成要件 
     1.协议转让方案。 
     2.协议委托文件。 
     3.协议批准文件。 
     4.协议结果文件。

 
     第五章 产权交易档案的收集、立卷与归档


     第八条 青交市场的相关业务部门负责本部门交易项目文件材料的收集、立卷与归档工作。 
     第九条 产权交易业务部门应当为每一宗交易项目指定一个项目负责人,负责该项目文件材料的收集、立卷与归档工作。
项目负责人是该项目文件材料符合真实性、完整性和有效性要求的直接责任人。 
     第十条 直接责任人应当根据《企业国有产权交易操作规则》的要求,在完成一宗产权交易各程序业务,以及出具产权交易凭证时,应当同步完成相关文件材料的收集、核实工作;在发生产权交易或然性情形时,应当同步完成相关文件材料的收集、核实工作。 
     第十一条 直接责任人应当根据《产权交易档案必备文件材料及排序指引》立卷,向档案室集中归档。 
     第十二条 产权交易文件材料归档应当实行集中归档制度。案卷归档原则上以完成该宗产权交易(即产权交易机构出具《产权交易凭证》或签订《资产移交清单》之日)1个月为限。 
     对归档后因故形成的后续文件材料,由原该项目负责人按照归档要求,及时做好相关文件材料的补充归档工作。

第六章 产权交易档案的整理、保管与利用

     第十三条 档案室是负责产权交易档案管理的职能部门,主要职责包括但不限于: 
     (一)负责按照本规范修订档案管理工作制度; 
     (二)负责对相关业务部门的产权交易文件材料立卷、归档工作进行指导和验收; 
     (三)负责接受、登记、整理、留存产权交易档案; 
     (四)负责保管产权交易档案和提供档案利用工作; 
     (五)负责本机构产权交易档案销毁、移交工作; 
     (六)其他相关工作。 
     第十四条 档案库房最小面积应当能适应产权交易档案存放需要,并配备必要的设施设备,达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防污染、防有害生物的 “八防”要求。 
     第十五条 档案管理人员应当具备产权交易类职业经历或具有档案管理从业培训资质,积极掌握产权交易专业知识和档案专业知识,提高产权交易档案管理的能力和水平。 
     第十六条 直接责任人与档案管理人员进行交易项目文件材料的归档与接收工作。 
     档案管理人员应当核对《交易项目文件材料归档目录表》,符合规定要求的予以签收,双方各执一份留存;不符合规定要求的,则填写《交易项目文件材料退档说明书》并退回归档案卷,双方各执一份留存。 
     第十七条 档案室应当对接受的案卷进行整理。整理包括分类、编号、排列、编写案卷目录等。 
     第十八条 企业国有产权转让项目档案的档号统一由四部分组成:全宗号+年度号+类目号+案卷号。 
     全宗号标识统一分为5类:协议转让项目标识是XY、拍卖转让项目标识是PM、招投标转让项目标识是ZT、网络竞价转让项目标识是WL,其他方式竞价转让项目标识是QT。 
     类目号可自行编制。参照《产权交易行业统计工作实施办法》(中产协发〔2012〕8号)附表内容,及《产权市场项目合同编号代码表》设计相关一级类目、二级类目,一般不超过三级类目。类目号设置不得相互交叉和包容。 
     青交市场的类目号编制如下:部门标识+项目编码。 
     部门标识:审核交易部 JY 
     闲置资产部 XZ 
     房产交易部 FC 
     车辆交易部 CL 
     公租房部 ZF 
     股权托管部 TG 
     增资扩股融资部 RZ 
     唐卡艺术交易部 YS 
     项目编码采用《产权市场项目合同编号代码表》 
     案卷号采用同类别档案流水号。 
     第十九条 一宗案卷内的产权交易文件材料应当包括: 
     (一)《产权交易凭证》及项目审核意见; 
     (二)发布转让信息相关材料; 
     (三)转让方、标的方、受让方相关材料; 
     (四)交易过程记录文件; 
     (五)保证金及交易价款支付凭证; 
     (六)产权交易中止、终结或争议等或然性情形的材料。 
     第二十条 一宗案卷内的目录应当与卷内文件材料内容相一致,案卷目录按照前述四部分先后编写。 
     第二十一条 青交市场应当充分利用本市场信息平台,进一步完善产权交易档案管理系统,确保产权交易纸质文件材料与电子文件材料的一致性,加快实现纸质档案和电子档案“双套制”管理,逐步实现电子文件材料收集、归档、整理、保管的操作自动化、利用网络化和管理信息化。
网络部负责青交市场产权交易档案电子档案的收集、归档、整理、保管。搭建网络平台,实现电子档案管理自动化、信息化。 
     第二十二条 档案部、网络部应当根据产权交易信息利用需求,编制适用的产权交易档案检索指南,进行产权交易档案信息编研工作,积极为产权交易监管和相关决策提供服务。 
     第二十三条 青交市场档案部按照已设置档案利用的权限制度,严格履行查阅和借阅手续,切实做好利用产权交易档案的保密工作。对网络方式利用产权交易电子文件材料,应当采取身份认证、权限控制等安全保密措施,切实维护产权交易各方的合法权益。 
     部门内部档案利用权限设置:为使用人申请,审核部经理批准,档案管理人员办理查阅和借阅手续。 
     市场外部档案利用权限设置:为使用人申请,市场总经理批准,审核部经理复核,档案管理人员办理查阅和借阅手续。 
     非总经理批准,任何人不得将档案带离档案室和网络部不得开通电子档案的权限控制。 
     第七章 产权交易档案的鉴定、销毁与移交 
     第二十四条 青交市场应当根据国家相关规定组建档案鉴定工作小组,对保管期限已满的产权交易档案,及时进行鉴定工作。 
     第二十五条 经鉴定需销毁的档案,应当编制销毁档案清册,并经青交市场总经理审查批准,由两名指定的监销人和两名档案管理人员共同监督销毁,在销毁档案清册上签字。销毁档案清册属于永久保留。 
     第二十六条 青交市场如被整合,应当在撤销或注销前向做出撤销或注销决定的相关部门提交产权交易档案处理的专项报告,并按照相关部门的批复进行处理。 
     第二十七条 青交市场可以根据《企业国有产权档案管理规范》及市场现状制定、修改本办法,积极落实产权交易档案管理的各项措施。
附件:1产权交易档案必备文件材料及排序指引 
     2《产权市场项目合同编号代码表》 
     3青海省产权交易市场交易机构的审查意见及或然性程序文件的填报要求 
     附件1 
     产权交易档案必备文件材料及排序指引 
     一、交易鉴证及审查意见 
     (一)产权交易凭证; 
     (二)交易机构的审查意见,包括但不限于以下内容: 
     1. 信息发布的完整性是否存在缺失; 
     2. 受让人资格条件设置的合理性; 
     3. 意向受让人资格审查是否存在争议; 
     4. 交易各方是否按规定履行了相应的工作程序; 
     5. 交易过程中是否出现争议或纠纷,对上述问题的处理结果和意见; 
     6. 转让合同内容与公告条件的一致性,是否符合相关法律法规和制度规定; 
     7. 其他可能引起争议或应当说明的事项。 
     二、转让信息发布材料 
     (一)产权转让信息发布申请书; 
     (二)产权转让信息发布申请受理通知书; 
     (三)报刊公告(原件); 
     (四)网络公告(下载文档)。 
     三、转让方材料 
     (一)工商注册登记证书; 
     (二)组织机构代码证; 
     (三)企业国有资产产权登记证; 
     (四)法律意见书; 
     (五)内部决策文件; 
     (六)产权交易机构审核意见。 
     四、转让标的方材料 
     (一)工商注册登记证书; 
     (二)组织机构代码证; 
     (三)企业国有资产产权登记证; 
     (四)内部决策文件; 
     (五)财务审计报告; 
     (六)资产评估报告; 
     (七)资产评估报告核准或备案表; 
     (八)涉及职工安置的文件材料(如有); 
     (九)产权交易机构要求提供的其他文件材料。

     五、各意向受让方材料 
     (一)受让申请; 
     (二)申请受理文件; 
     (三)工商注册登记证书; 
     (四)组织机构代码证; 
     (五)内部决策文件; 
     (六)身份证复印件(受让方为自然人); 
     (七)涉及满足受让条件的文件材料; 
     (八)转让方认可意向受让方的受让资格函件; 
     (九)产权交易机构对意向受让方的资格审查意见; 
     (十)产权交易机构要求提供的其他文件材料。 
     六、产权交易机构材料 
     (一)对各意向受让人的资格审查意见; 
     (二)确定受让方的审核意见; 
     (三)交易保证金支付凭证; 
     (四)产权交易合同; 
     (五)结算交易资金凭证。 
     七、或然性程序材料 
     (一)产权交易中止(或终结)申请书; 
     (二)产权交易中止(或终结)申请受理通知书; 
     (三)产权交易中止(或终结)决定通知书; 
     (四)产权交易不予中止(或终结)决定通知书; 
     (五)产权交易延长中止期限决定通知书; 
     (六)恢复交易决定通知书; 
     (七)产权交易中止(或终结)公告; 
     (八)延长产权交易中止期限公告; 
     (九)恢复产权交易公告; 
     (十)产权交易争议调解申请书; 
     (十一)申请人授权委托书(如有); 
     (十二)产权交易争议调解协议; 
     (十三)产权交易争议处理决定; 
     (十四)产权交易机构关于处置或然性情形的专题会议纪要。 
     八、 单独建档的竞价交易相关文件 
     备注:非国有企业产权转让项目,参照该指引准备材料,包括不限于以上材料。如没有《产权交易凭证》,以三方签订的《资产移交清单》或《移交确认书》装订档案。 
     其他文件,按照文件属性原则整理归档。 
     附件2 
     《产权市场项目合同编号代码表》
 
     一、合同编号代码表 
     格式: 
     00(年份)-0(项目类型代码)-0(产权性质代码)-0000(合同序号) 
     项目类型代码: 
     股权加实物资产整体打包转让代码:1 
     纯股权转让代码:2 
     闲置、报废资产转让代码:3 
     土地使用权及其附属设施转让代码:4 
     车辆转让代码:5 
     房产转让代码:6 
     其它类型的转让代码:7 
     产权性质代码: 
     国有产权(转让):1 
     非国有产权(转让):2 
     二、项目编号代码表 
     格式: 
     G(产权性质)Z(行政主管)-08(年份)-QH(青海产权)-00(项目类型代码)-0000(挂牌公告号) 
     项目类型代码: 
     股权加实物资产整体打包转让代码:1 
     纯股权转让代码:2 
     闲置、报废资产转让代码:3 
     土地使用权及其附属设施转让代码:4 
     车辆转让代码:5 
     其它类型的转让代码:6 
     产权性质代码: 
     国有产权(转让):G 
     非国有产权(转让):S 
     产权行政主管部门代码: 
     省国资委:Z; 
     西宁市国资:N; 
     海西国资:D; 
     省财政厅:C; 
     产权属地代码: 
     青海产权项目:QH 
     非青海产权项目:FQ 
     备注:项目档案的档号的全宗号+年度号+类目号+案卷号。中的年度号为档案立卷时间。 
     项目编号代码表中的年份为项目立项时间。 
     附件3 
     青海省产权交易市场 
     交易机构的审查意见及或然性程序 
     文件的填报要求 
     为规范青海省产权交易市场(以下简称“青交市场”)的机构审查意见及或然性程序文件的制定,明确各自的权利责任,打造青交市场公开、公正、公平、公信的市场运作理念,特制作本填报要求。 
     一、 青海省产权交易市场交易机构审查意见的权限设置。
根据《统一交易系统增强版》中审核权限的设置情况,及青交市场部门管理的体系设置,为落实“两审两核”的制度要求,青交市场审查意见的权限、流程设置如下: 
     转让方提交申请材料 
     ↓ 
     项目主管负责一审; 
     一审通过后项目主管编制青交市场一审意见表, 
     ↓ 
     提交项目负责人进行二审; 
     ↓ 
     二审通过后,项目负责人编制青交市场二审意见表, 
     ↓ 
     提交部门经理复核。 
     ↓ 
     复核后部门经理将复核意见提交审核部核准, 
     ↓ 
     审核部提交核准意见 
     ↓ 
     报备市场总经理(市场总经理核准重大资产转让项目) 
     项目负责人负责该流程有效运行,采取提醒、跟踪、组织、召集等工作手段,确保工作流程的顺利有效的运转。 
     项目核准后将核准意见、一审意见表、二审意见表、复核意见、报备总经理的材料及总经理的核准资料一并移交项目负责人整理归档。 
     其中,部门经理的复核意见,按照产权市场现有的机构体系的部门设置进行履责。部门经理为项目负责人的可以合并该流转环节。 
     二、交易机构的审查意见,包括但不限于以下内容: 
     1. 信息发布的完整性是否存在缺失; 
     2. 受让人资格条件设置的合理性; 
     3. 意向受让人资格审查是否存在争议; 
     4. 交易各方是否按规定履行了相应的工作程序; 
     5. 交易过程中是否出现争议或纠纷,对上述问题的处理结果和意见; 
     6. 转让合同内容与公告条件的一致性,是否符合相关法律法规和制度规定; 
     7. 其他可能引起争议或应当说明的事项。 
     8、为说明一审意见表、二审意见表、复核意见、核准意见合理性的必要的文件及附件。 
     三、或然性程序文件的工作流程及文件形式。 
     一般性的资产转让发生或然性程序后,按照青交市场审查意见的权限、流程设置的要求进行。流程结束后项目负责人将相关材料报备市场总经理;涉及重大国有资产转让发生或然性程序后的,项目负责人需请示市场总经理核准。 
     或然性程序发生后,除项目主管、项目负责人、部门经理、审核部相应出具一审意见表、二审意见表、复核意见、核准意见等文件及必要附件,报备市场总经理的材料、市场总经理核准材料可以采用申请、情况说明、工作指令、专题会议纪要等文件形式,最后,项目负责人负责收集、整理、归档。 
     四、文件格式的要求
使用统一交易系统增强版的产权转让项目。相关文件格式已经固化在版本内,使用时打印成文,完成签字盖章即可。 
     其他项目,部门经理根据相关专业业务内容的要求,自行编制文件要求内容,文件内容必须根据交易机构的审查意见规定的内容编写,没有涉及的内容,项目负责人或审核部认为必要的,应当写明审核意见。 
     文件表头必须设置唯一性编号。相关表格的编码要求及格式,部门经理上传到市场办公OA系统。
项目负责人负责该类文件的草拟及程序性审核流转。采用统一交易系统增强版的,各部门根据版本提示完成审核流转程序。

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